หนังสือรับเข้า
หนังสือรับเข้าคณะ
หนังสือที่เข้าคณะ (ซึ่งส่วนใหญ่มาจากสถาบันฯ) จะแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือ หนังสือที่ส่งผ่านระบบ Lotus Note จะอยู่ในรูปของไฟล์ และหนังสือที่มาเป็นเอกสารจริง ได้ข้อสรุปในการนำเข้าระบบ eoffice คือ- หนังสือที่ส่งผ่านระบบ Lotus Note จะอยู่ในรูปของไฟล์
- งานสารบรรณจะทำการ Save ไฟล์ออกจาก Lotus Note และทำเรื่องแจ้งงานที่เกี่ยวข้องผ่านระบบ eoffice
- หนังสือที่มาเป็นเอกสารจริง มีแนวทางการดำเนินงานดังนี้
- งานสารบรรณ : ออกเลขใน Lotus Note
- งานสารบรรณ : Scan เฉพาะหนังสือนำเป็นไฟล์เพื่อแนบกับเรื่องแล้วแจ้งงานที่ควรจะเป็นเจ้าของเรื่องผ่านระบบ eoffice
- งานสารบรรณ : นำหนังสือตัวจริงพร้อมเอกสารที่เกี่ยวข้องส่งให้งาน (ที่แจ้งผ่าน eoffice)
- งานที่เป็นเจ้าของเรื่อง : Scan เอกสารที่เกี่ยวข้องแนบไฟล์เข้ากับเรื่องที่ได้รับผ่าน eoffice
- งานที่เป็นเจ้าของเรื่อง : ส่งเรื่องต่อไปยังหน่วยงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
หนังสือรับเข้าสาขาวิชาโดยตรง (ไม่ผ่านคณะ)
เนื่องจากมีหนังสือบางอย่างจะส่งเข้ามาที่สาขาวิชาโดยตรง ดังนั้นจึงได้ปรึกษากันเพื่อหาแนวทางการดำเนินงาน สรุปได้ คือ- สาขาวิชา : Scan หนังสือดังกล่าวเพื่อแนบกับการทำเรื่องไปยังงานที่เกี่ยวข้องผ่าน eoffice
- ในกรณีนี้ ระบบ eoffice จะต้องสร้างสมุดรับของแต่ละสาขาวิชาไว้ด้วย เพื่อให้สาขาวิชาไว้สำหรับออกเลขหนังสือที่เข้ามาที่สาขาวิชาโดยตรง (ซึ่งไม่เกี่ยวกับหนังสือที่เข้ามาที่สาขาวิชาโดยผ่านงานสารบรรณของคณะ)
หนังสือส่งออก
เนื่องจากระบบ eoffice ที่ซื้อมาใช้งานมีปัญหาในเรื่องของรูปแบบหนังสือส่งออกที่จะพิมพ์ออกมาเป็นเอกสาร คือ รูปแบบไม่ได้ตามหนังสือราชการ มีความผิดเพี้ยน เช่น ขนาดและรูปแบบของ font
ดังนั้นจึงสรุปแนวทางการแก้ไขปัญหาดังกล่าว โดยใช้การแนบไฟล์ PDF ต่างๆ ที่จำเป็นไปกับเรื่องที่ทำในระบบ eoffice
โดยมีรายละเอียดดังนี้
หนังสือส่งออกจากคณะ
- สาขาวิชาที่ต้องการทำหนังสือออกจากคณะ
- ทำเรื่องผ่านระบบ eoffice ไปยังงานที่รับผิดชอบเรื่องดังกล่าว
- แนบไฟล์ PDF เอกสารที่เกี่ยวข้องเข้าไปในระบบ eoffice
- งานที่รับผิดชอบเรื่องดังกล่าว
- รับเรื่องในระบบ eoffice พร้อมกับจัดทำไฟล์ PDF ของหนังสือนำ
- แนบไฟล์ PDF ของหนังสือนำเข้ากับเรื่องในระบบ eoffice เพื่อส่งต่อไปยังผู้บริหาร
- จัดพิมพ์หนังสือนำเป็นเอกสารเสนอผู้บริหารลงนาม
- ผู้บริหารต้องลงนามทั้งใน eoffice (ระบบ eoffice จะส่งต่อเรื่องไปให้งานสารบรรณ) และหนังสือตัวจริง
- นำหนังสือตัวจริงที่ลงนามแล้วไปให้งานสารบรรณ
- งานสารบรรณ
- เมื่อได้รับหนังสือตัวจริงแล้วให้ทำการออกเลขที่หนังสือในระบบ eoffice
- นำเลขที่หนังสือดังกล่าวเขียนลงในหนังสือตัวจริง
- ส่งหนังสือดังกล่าวออกจากคณะตามขั้นตอนเดิม
หนังสือส่งออกจากสาขาวิชา
สำหรับหนังสือส่งออกจากสาขาวิชา ในกรณีนี้จะเป็นหนังสือที่ผ่านงานใดๆ ในส่วนสนับสนุนวิชาการเลย (ต้องการแค่ผู้บริหารลงนาม) สามารถสรุปขั้นตอนการดำเนินงานได้ คือ
- สาขาวิชา
- ทำเรื่องผ่านระบบ eoffice ส่งไปยังผู้บริหาร โดยแนบไฟล์ PDF ของหนังสือที่ต้องการให้ลงนามด้วย
- นำหนังสือตัวจริงเสนอผู้บริหารลงนาม
- ผู้บริหารต้องลงนามทั้งใน eoffice (ระบบ eoffice จะส่งต่อเรื่องไปให้งานสารบรรณ) และหนังสือตัวจริง
- นำหนังสือดังกล่าวไปให้งานสารบรรณ
- งานสารบรรณ
- เมื่อได้รับหนังสือตัวจริงแล้วให้ทำการออกเลขที่หนังสือในระบบ eoffice
- นำเลขที่หนังสือดังกล่าวเขียนลงในหนังสือตัวจริง
- ส่งหนังสือดังกล่าวออกจากคณะตามขั้นตอนเดิม
หลังจากนี้งานต่างๆ ในส่วนสนับสนุนวิชาการคงต้องมานั่งคุยกันว่า แนวทางการดำเนินงานที่สรุปกันในวันนี้นั้นจะสามารถปฏิบัติได้จริงหรือไม่ และจะมีปัญหาติดขัดในขั้นตอนใด
และเมื่อทุกๆ งานมีแนวทางที่ชัดเจนร่วมกันแล้ว ขั้นต่อไปก็คงต้องจัดทำ workflow ในระบบ eoffice ให้สอดคล้องกับแนวทางที่ได้สรุปกัน จากนั้นจึงเริ่มใช้งานระบบ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น