เนื่องจากการดำเนินงานประกันคุณภาพจะต้องมีเอกสารต่างๆ ไว้อ้างอิง ซึ่งในบางครั้งเอกสารที่เราต้องการจัดเก็บมีจำนวนน้อย ก็สามารถใช้ Google Drive App ซึ่งมีทั้งบน Android และ iOS ในการ scan เอกสารได้ ซึ่งมันจะถูก upload ไปเก็บไว้บน Cloud storage ของ Google คือ Drive ที่เป็นของ account gmail โดยอัตโนมัติ (สามารถตั้งค่าได้ว่าจะให้ upload ผ่าน WiFi หรือผ่าน Mobile)
สำหรับวิธีการใช้งานมีดังนี้
หมายเหตุ ตัวอย่างหน้าจอเป็น Google Drive บน Android นะครับ
1. ติดตั้ง App กันก่อน โดยเข้าไปที่ Play store แล้วค้นหา App ชื่อ Google Drive หน้าตาของผลลัพธ์การค้นหา App เป็นดังรูปที่ 1 ครับ (อันนี้ผมติดตั้งเรียบร้อยแล้ว ถ้าใครยังไม่ได้ติดตั้งก็จะมีปุ่มให้เลือก INSTALL)
 |
| รูปที่ 1 ผลลัพธ์การค้นหา |
2. จากนั้นให้เรียก Google Drive App (ไอคอนตามรูปที่ 2) ซึ่งจะแสดงหน้าจอดังรูปที่ 3 (รายการโฟลเดอร์ต่างๆ ที่แสดงขึ้นอยู่กับโฟลเดอร์ที่มีอยู่ใน Drive บน Google Cloud storage ของ accout นั้นๆ)
 |
| รูปที่ 2 ไอคอนสำหรับเรียกใช้ Google Drive app |
 |
| รูปที่ 3 หน้าจอเมื่อเรียก App ขึ้นมา |
3. เลือกโฟลเดอร์ที่เราต้องการเก็บเอกสารที่จะ scan ในตัวอย่างรูปที่ 4 เลือกไปที่โฟลเดอร์ QA
 |
| รูปที่ 4 เลือกโฟลเดอร์ที่จะเก็บเอกสารที่จะ scan |
4. จิ้มที่รูปกล้องซึ่งมีคำว่า Scan ดังรูปที่ 5
 |
| รูปที่ 5 เลือก Scan เพื่อเริ่มการ scan เอกสาร |
5. Google Drive app จะเรียก App กล้องถ่ายภาพขึ้นมา ให้เรานำเอกสารที่ต้องการ scan มาถ่ายภาพ ดังรูปที่ 6 โดยควรใช้พื้นหลังที่มีสีแตกต่างกับสีของเอกสารที่จะ scan เพื่อให้การ crop ภาพเอกสารทำได้ดี จากนั้นจิ้มเพื่อถ่ายภาพ
 |
| รูปที่ 6 นำเอกสารที่จะ scan มาถ่ายภาพ |
6. Google Drive app จะทำการ crop เอกสารให้อัตโนมัติและแปลงเป็นไฟล์ PDF พร้อมตั้งชื่อให้ทันที ดังรูปที่ 7
 |
| รูปที่ 7 เอกสารที่ scan เสร็จเรียบร้อยแล้ว |
7. การ crop เอกสาร
7.1 จากประสบการณ์การใช้งานที่ผ่านมา พบว่าการ crop เอกสารส่วนใหญ่จะมีปัญหาที่ขอบเอกสาร ดังนั้นเราควรจะทำการ crop เอกสารเองอีกนิดหน่อยเพื่อให้เอกสารที่ scan มีขอบสวยงาม โดยการจิ้มไอคอนสำหรับการ crop ดังรูปที่ 8
 |
| รูปที่ 8 จิ้มไอคอนเพื่อทำการ crop |
7.2 จากนั้นจะเข้าสู่ขั้นตอนการ crop ให้จิ้มที่จุดสีฟ้าๆ เพื่อเลื่อนเส้นขอบของการ crop แต่ละด้านให้เข้ามาภายในตัวเอกสารนิดหน่อย เมื่อพอใจแล้วให้จิ้มที่เครื่องหมายถูกด้านล่างขวามือ (แต่ถ้าไม่พอใจเลย ต้องการถ่ายภาพเอกสารใหม่ให้จิ้มที่ ลูกศร วนๆ ที่อยู่ตรงกลางนะครับ)
 |
| รูปที่ 9 การ crop ขอบเอกสาร |
8. ทำการเปลี่ยนชื่อเอกสารที่ scan เป็นชื่อตามที่เราต้องการ ด้วยการจิ้มที่ชื่อเอกสารที่ตั้งโดยอัตโนมัติ ดังรูปที่ 10 จะปรากฎหน้าต่างให้เราเปลี่ยนชื่อดังรูปที่ 11
 |
| รูปที่ 10 จิ้มที่ชื่อเพื่อจะทำการเปลี่ยนชื่อไฟล์ |
 |
| รูปที่ 11 หน้าต่างสำหรับการเปลี่ยนชื่อ |
9. ตั้งชื่อตามที่เราต้องการลงไป เสร็จแล้วคลิก OK ดังรูปที่ 12 จะได้ผลลัพธ์ดังรูปที่ 13
 |
| รูปที่ 12 ตั้งชื่อไฟล์ตามที่ต้องการ |
 |
| รูปที่ 13 ผลลัพธ์ของการเปลี่ยนชื่อไฟล์ |
10. หากเอกสารที่เราทำการ scan มีหลายหน้า เราสามารถทำการ scan รวมเป็นไฟล์เดียวกันได้ โดยจิ้มที่เครื่องหมาย + ที่อยู่ด้านซ้ายมือ เพื่อทำการเพิ่มหน้าเอกสาร (ซึ่งก็จะวนไปขั้นตอนของการถ่ายภาพเอกสาร)
11. เมื่อ scan เอกสารเสร็จเรียบร้อยแล้วให้จิ้มที่เครื่องหมายถูก (ที่อยู่ด้านขวามือ) เอกสารก็จะถูก Upload เข้าไปยังโฟลเดอร์ที่เราเลือกไว้ตั้งแต่ต้นโดยอัตโนมัติ ดังรูปที่ 14 โดยจะปรากฎชื่อไฟล์และมีสถานะแสดงว่า Uploading
 |
| รูปที่ 14 ไฟล์กำลังถูก Upload |
12. เมื่อ Upload เรียบร้อย สถานะ Uploading จะหายไป กลายเป็นวันเวลาที่ไฟล์ถูก Upload แทน ดังรูปที่ 15
 |
| รูปที่ 15 ไฟล์ถูก Upload เรียบร้อยแล้ว |
หมายเหตุ เราสามารถเข้าถึงไฟล์ต่างๆ ใน Google Drive ของเราได้ทางคอมพิวเตอร์ได้ด้วย โดยเข้าไปที่
http://drive.google.com แล้ว login ด้วย account gmail ที่เราใช้ในการ upload ไฟล์ผ่านทาง Google Drive App บน Smartphone ของเรา
ลองใช้กันดูนะครับ มีข้อสงสัยอะไร ฝากไว้ที่ comment ได้ครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น